Akt notarialny to szczególna forma dokumentu urzędowego, sporządzona przez notariusza, stwierdzająca treść danej czynności prawnej i stanowiąca dla uczestników obrotu prawnego ważne zabezpieczenie ich interesów. Akt notarialny przed podpisaniem musi zostać odczytany przez notariusza lub przez inną osobę w jego obecności. Przy odczytaniu aktu notariusz ma obowiązek zapytać, czy osoby biorące udział w czynności dokładnie rozumieją treść oraz znaczenie aktu oraz czy treść aktu jest zgodna z ich wolą, jeżeli nie, notariusz musi przystępnie wyjaśnić stronom wszelkie wątpliwości.
Na żądanie klientów powinny też zostać odczytane załączniki do aktu. Akt notarialny powinien być sporządzony przez notariusza w sposób zrozumiały i przejrzysty, notariusz ma obowiązek czuwać nad należytym zabezpieczeniem praw i słusznych interesów stron oraz osób, dla których czynność ta może powodować skutki prawne. Jeżeli notariusz ma zastrzeżenia np. co do świadmości jednej ze stron ,ma prawo odmówić podpisania aktu.
Prawidłowo skonstruowany akt notarialny musi zawierać:
- dzień, miesiąc i rok sporządzenia aktu
- miejsce sporządzenia aktu
- imię i nazwisko i siedzibę kancelarii notariusza
- imiona, nazwiska, imiona rodziców i miejsce zamieszkania osób fizycznych oraz nazwę i siedzibę osób prawnych (firmy) biorących udział w akcie, imiona i nazwiska i miejsce zamieszkania osób działających w imieniu osób prawnych (pełnomocnicy, przedstawiciele firmy)
- oświadczenia stron, z powołaniem się w razie potrzeby na okazane przy akcie dokumenty
- stwierdzenie – na żądanie stron – faktów i istotnych okoliczności, które zaszły przy spisywaniu aktu
- stwierdzenie, że akt został odczytany, przyjęty, podpisany
- podpisy biorących udział w akcie
- podpis notariusza
Niektóre czynności prawne muszą zostać dokonane w formie aktu notarialnego (zwłaszcza te związane z przeniesieniem praw własności nieruchomości) pod rygorem nieważności, co oznacza, że czynność dokonana bez zachowania tej formy jest nieważna. Należą do nich:
-
- sprzedaż nieruchomości
- ustanowienie i zbycie prawa użytkowania wieczystego
- ustanowienie ograniczonych praw rzeczowych, m.in. hipoteki
- ustanowienie odrębnej własności lokali
- sprzedaż spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu
- ustanowienie spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu w wyniku przekształcenia spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu
- umowy o dział spadku w skład, którego wchodzi nieruchomość lub spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu
- zbycie spadku
- ustanowienie pełnomocnictwa do w/w czynności prawnych, dla których niezbędna jest forma aktu notarialnego
- umowa małżeńska majątkowa
- zrzeczenie się dziedziczenia itp.
Notariusz może również sporządzić akt notarialny, na żądanie stron, pomimo, że dana czynność prawna nie wymaga formy aktu notarialnego. Dzieje się tak często przy podpisywaniu umowy przedwstępnej sprzedaży nieruchomości, dla której forma aktu notarialnego nie jest wymagana, jednak bardzo często strony umowy decydują się na taką formę, w celu zabezpieczenia swoich interesów czy np. w przypadku sporządzenia testamentu notarialnego.
Jeżeli akt notarialny w swej treści zawiera przeniesienie lub zrzeczenie się prawa ujawnionego w księdze wieczystej, bądź obejmuje czynność przenoszącą własność nieruchomości, notariusz jest zobowiązany umieścić w akcie wniosek o dokonanie odpowiedniego wpisu w księdze wieczystej, a następnie przesłać z urzędu sądowi właściwemu do prowadzenia ksiąg wieczystych wypis aktu notarialnego zawierający wniosek o wpis do księgi wieczystej wraz z dokumentami stanowiącymi podstawę wpisu, w terminie do 3 dni od sporządzenia aktu.
Notariusz sporządza również, na żądanie osób uprawnionych, wypisy z aktu notarialnego
w dowolnych ilościach, będące powtórzeniem oryginału i mające jego moc prawną. Na końcu wypisu notariusz zaznacza komu i kiedy wypis został wydany, podpisuje się pod nim oraz opatruje pieczęcią.
Dokumenty obejmujące czynności notarialne notariusz przechowuje przez 10 lat od ich sporządzenia, a następnie przekazuje na przechowanie do archiwum ksiąg wieczystych właściwego sądu rejonowego.
